Tattoo-No-Shows: Anzahlung, schriftliche Regeln und eine Erinnerung am Vortag

Warum Leute nicht kommen

Wenn du dich unter Kolleginnen und Kollegen umhörst, sind die Gründe selten dramatisch. Manche haben den Termin schlicht vergessen, weil er vor Wochen ausgemacht wurde und seitdem nichts mehr daran erinnert hat. Andere haben sich nie richtig festgelegt: Das Datum war eine Zeile im Chatverlauf, keine Buchung, für die schon Geld geflossen ist. Oder es ist etwas dazwischengekommen, etwa die Nervosität vor dem ersten Tattoo, eine unerwartete Rechnung oder eine geänderte Schicht, und Abtauchen fühlte sich leichter an als eine kurze Absage.

Jeder Grund braucht sein eigenes Gegenmittel. Deshalb löst ein einzelner Trick das Problem nie ganz:

• Vergessen: eine Bestätigung, sobald der Termin steht, und eine Erinnerung am Vortag.
• Nie richtig festgelegt: eine Anzahlung beim Festmachen, und der Slot gilt erst als vergeben, wenn sie bezahlt ist.
• Etwas ist dazwischengekommen: ein klarer, einfacher Weg zum Verschieben, damit es leichter fällt, dir zu schreiben, als einfach abzutauchen.
• Nichts zu verlieren: Regeln, die die Kundschaft vor dem Zahlen gelesen und akzeptiert hat. Erst dann hat die Anzahlung Gewicht.

Die Anzahlung gleich beim Festmachen verlangen

Eine bezahlte Anzahlung ist das deutlichste Zeichen, dass jemand es ernst meint. Verlang sie im selben Gespräch, in dem ihr das Datum ausmacht, nicht eine Woche später, und betrachte den Slot bis zum Zahlungseingang als frei. Ein Datum ohne Anzahlung steht mit Bleistift im Kalender. Das hilft beim Planen, aber dafür schickst du keine andere Anfrage weg.

Der Betrag sollte so hoch sein, dass es wehtut, ihn zu verlieren. Bei größeren Motiven ist das meist ein Prozentsatz vom Preis der Sitzung, bei kleinen ein fester Betrag, und er wird immer auf den Endpreis angerechnet. So gehört die Anzahlung zur Buchung und wirkt nicht wie eine Strafe. Wie du die Höhe je nach Termin festlegst, mit Rechenbeispielen in Euro, steht im Artikel zur Höhe der Tattoo-Anzahlung. Bei Projekten über mehrere Sitzungen sollte jeder Termin abgesichert sein: entweder mit einer eigenen Anzahlung pro Sitzung oder mit einer Anzahlung, die bis zur letzten Sitzung stehen bleibt und erst dort verrechnet wird.

Die Regeln aufschreiben, bevor jemand zahlt

Eine Regel, die nur in deinem Kopf existiert, macht aus jeder Absage eine Verhandlung, meistens per DM und meistens spät am Abend. Leg deine Regeln einmal fest und zeig sie auf derselben Seite, auf der die Kundschaft zahlt. Mit fünf Entscheidungen ist fast jeder Fall abgedeckt:

1. Vorlauf: wie viele Stunden vor der Sitzung jemand spätestens absagen oder verschieben kann, ohne die Anzahlung zu verlieren. Viele Artists verlangen 48 oder 72 Stunden, bei Ganztagsterminen mehr.
2. Kurzfristige Absage: ein Teil der Anzahlung zurück oder gar nichts.
3. Nichterscheinen: meistens gibt es nichts zurück.
4. Verschieben: wie oft ein Termin wandern darf und ob eine Verschiebung nach Ablauf der Frist eine neue Anzahlung braucht.
5. Wenn du absagst: die ganze Anzahlung zurück, ohne Ausnahme.

Wende die Regeln bei allen gleich an und heb dir Ausnahmen für echte Notfälle auf, etwa einen Krankenhausaufenthalt oder einen Todesfall in der Familie. Selbst dann ist es für beide Seiten meist fairer, den Termin zu verschieben und die Anzahlung auf den neuen Termin zu übertragen, statt sie zu erstatten. Was unter solchen Regeln mit einer Anzahlung von 150 € passiert, zeigt ein Rechenbeispiel auf der Seite zur Tattoo-Anzahlung per Link. Dort gibt es auch Bedingungen zum Kopieren.

Schriftlich bestätigen, sobald bezahlt ist

Erst mit der Bestätigung wird aus einem Chat eine Buchung. Schick sie, sobald die Anzahlung da ist: Datum, Uhrzeit, Adresse, wofür die Anzahlung gilt, deine Regeln in ein, zwei Sätzen und wie man um eine Änderung bittet. Auf genau diese Nachricht verweist du später, wenn jemand behauptet, von den Bedingungen nie etwas gewusst zu haben.

Am Vortag erinnern

Ein Tag vorher ist nah genug, dass die Person noch nichts anderes vorhat, und früh genug, dass du die Sitzung noch verschieben kannst, wenn wirklich etwas ist. Bei langen Sitzungen schreiben manche Artists zusätzlich eine Woche vorher, um den finalen Entwurf und die Platzierung abzustimmen. Die Nachricht am Vortag hältst du kurz: Datum, Uhrzeit, Adresse, wie man dich erreicht, und das Praktische, also vorher ordentlich essen und Kleidung anziehen, bei der die Stelle gut zugänglich ist.

Nach Wochen ohne Kontakt soll die Erinnerung den Termin wieder greifbar machen. Warnungen und Stornoregeln haben darin nichts verloren, die hat die Kundschaft beim Bezahlen schon akzeptiert. Auf eine freundliche, praktische Nachricht kommt viel öfter eine Antwort als auf eine strenge.

Hi [Name], wir sehen uns morgen, [Wochentag], um [Uhrzeit] bei [Studioname], [Adresse].

Iss vorher bitte etwas Richtiges, zieh etwas an, bei dem [Körperstelle] gut erreichbar ist, und bring [Ausweis / deine Vorlage / was sonst nötig ist] mit.

Falls etwas dazwischengekommen ist, schreib mir heute noch unter [Telefon oder Instagram], dann finden wir einen neuen Termin.

[Dein Name]

Verschieben muss leichter sein als Abtauchen

Wer sich in die Ecke gedrängt fühlt, meldet sich nicht mehr. Schreib in die Bestätigung, wie man nach einem neuen Termin fragt, und antworte dann schnell. Bei einer Verschiebung bleibt die Anzahlung bei dir, und du hast ein paar Tage, um den Slot neu zu vergeben. Wer abtaucht, kostet dich den ganzen Tag.

Damit daraus kein endloses Hin und Her wird, brauchst du eine Grenze. Ein- oder zweimal verschieben mit ausreichend Vorlauf ist großzügig. Danach, oder wenn die Frist schon abgelaufen ist, ist eine neue Anzahlung fair. Schreib die Grenze in deine Regeln, dann musst du sie dir nicht erst ausdenken, wenn die Anfrage kommt.

Wenn trotzdem jemand nicht kommt

Warte eine Viertelstunde und schick dann eine einzige Nachricht. Bleib dabei ruhig und sachlich: Der Termin war gebucht, du hast nichts gehört, die Anzahlung bleibt wie vereinbart beim Studio, und so kann man neu buchen. Danach notierst du dir den Fall, damit du ihn vor Augen hast, wenn diese Person das nächste Mal anfragt.

Hi [Name], du warst heute um [Uhrzeit] bei [Studioname] eingetragen, und ich habe nichts von dir gehört. Deshalb habe ich den Termin als verpasst vermerkt. Wie bei der Buchung vereinbart, bleibt die Anzahlung beim Studio.

Wenn du einen neuen Termin möchtest, antworte einfach hier. Dann schicke ich dir einen neuen Buchungslink mit einer neuen Anzahlung.

[Dein Name]

Bevor du diese Person noch einmal buchst, verlang eine höhere Anzahlung oder den vollen Preis im Voraus. Einmal nicht kommen kann Pech sein. Beim zweiten Mal ist es ein Muster, und einen dritten Termin darfst du ruhig ablehnen.

Eine Ausfallgebühr, die nicht vorher bezahlt wurde, bekommst du kaum. Wer im Nachhinein eine Rechnung schickt, landet meistens in einer Diskussion und sieht trotzdem kein Geld. Genau deshalb gehört die Anzahlung vor den Termin und nicht erst danach.

Den frei gewordenen Termin neu vergeben

Führ eine kurze Liste mit Leuten, die gern früher drankommen würden, und schreib ihnen zuerst, wenn ein Slot frei wird, egal ob durch eine Absage oder einen No-Show. Ein kleines Motiv von jemandem, der den Entwurf schon abgesegnet hat, passt besser in eine Lücke als ein neues großes Projekt.

Wird der Slot erst am selben Tag frei, biete ihn in deiner Story als Flash-Termin an, mit festem Preis und fester Größe. Und wenn sich niemand meldet, ist die Zeit trotzdem nicht verloren. Zeichnen, Schablonen für die Woche vorbereiten und Anfragen beantworten passt gut in einen freien Nachmittag.