Tattoo-Studio-Software für Studios mit mehreren Artists

Jede Anfrage bekommt einen Artist

Kunden öffnen die Studioseite, füllen das Formular aus und hängen bis zu sechs Referenzbilder an. Inhaber und Manager sehen jede neue Anfrage und weisen sie einem Artist zu. Danach liegt sie bei dieser Person: Rückfragen, Entwürfe, Terminvorschläge, Anzahlung. Fällt jemand aus oder ist ausgebucht, nimmst du die Anfrage zurück oder gibst sie weiter. Was länger als 12 Stunden unbeantwortet bleibt, wird markiert.

Inhaber, Manager, Artist

Der Inhaber lädt jede Person per Link ein und vergibt eine Rolle. Inhaber und Manager arbeiten in der Studioansicht mit allen Anfragen, Buchungen und dem Kalender, und nur sie ändern die Einstellungen. Artists brauchen diese Ansicht nicht. In ihrer eigenen stehen die Anfragen, die bei ihnen liegen, und die Termine, die sie stechen, jeweils mit dem Studionamen, dazu ihre privaten Kunden. Studio Pro enthält drei Plätze und lässt sich auf zehn erweitern.

Ein Kalender für das ganze Studio

Bezahlte Buchungen stehen automatisch im Kalender, abtippen muss sie niemand. Du siehst alle Artists auf einmal oder filterst auf eine Person, als Woche, Tag, Monat oder Liste. Walk-ins und Stammkunden trägst du von Hand ein; so ein Eintrag hält den Slot genauso frei wie eine Onlinebuchung.

• Jeder Artist legt seine buchbaren Zeiten im Studio selbst fest.
• Urlaub, Guest Spots oder Conventions trägst du als „Geblockt“ ein.
• Wer eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, bekommt am Vortag eine Erinnerung, auch bei manuellen Einträgen.
• Private Termine eines Artists erscheinen ebenfalls im Studiokalender, damit klar ist, wann die Person belegt ist.

Anzahlung, Restbetrag, Erstattung

Im Buchungslink stehen deine Terminvorschläge, die Anzahlung und deine Stornoregeln. Der Kunde sieht alles, bevor er mit Karte zahlt. Studiobuchungen gehen auf das verbundene Stripe-Konto des Studios. Nach dem Termin kassierst du den Restbetrag über denselben Link oder vermerkst, dass er im Studio bezahlt wurde. Bei einer Absage richtet sich die Erstattung nach den Regeln, denen der Kunde zugestimmt hat.

Einverständniserklärung, Pflegehinweise, Bewertungen

Ist die Einverständniserklärung eingeschaltet, geht sie 48 Stunden vor dem Termin raus. Gelesen und per Häkchen bestätigt wird auf dem Handy, und unter „Heute“ siehst du, wer noch nicht unterschrieben hat. Eine Stunde nach dem Termin kommen deine Pflegehinweise per E-Mail. Zwei Tage später folgt die Bitte um eine Bewertung, und du entscheidest, welche Bewertungen auf der Studioseite stehen.

Einnahmen pro Monat und pro Artist

Die Seite „Einnahmen“ zählt Geld nach dem Tag, an dem es ankam: Anzahlungen, Restbeträge, Zahlungen im Studio und Erstattungen. Daneben steht, was noch offen ist und was schon gebucht ist. Leg pro Artist fest, wie viel Prozent das Studio behält, dann rechnet die Monatsabrechnung aus, was jedem zusteht. Zahlungen und Abrechnung lassen sich als CSV exportieren. Den vollen Bericht gibt es mit Artist Pro und Studio Pro, im Free-Tarif siehst du die Einnahmen des laufenden Monats.

Was nicht dabei ist

Kein Kassensystem, keine Lagerverwaltung für Farben und Nadeln, keine Lohnabrechnung und keine SMS. Erinnerungen gehen per E-Mail. Kundendaten bleiben bei der jeweiligen Anfrage und Buchung, eine eigene Kundendatenbank gibt es nicht. Wenn dein Studio auf so etwas angewiesen ist, behalte dafür dein bisheriges Tool und führe Anfragen und Buchungen hier.

Weitere Hilfen

• Buchungssoftware für Tattoo-Studios
• Tattoo-Brief-Vorlage
• OpenInk Studio vs Venue.ink
• Leitfaden fürs Tattoo-Anfrageformular
• Preise