OpenInk Studio · Actualizado
Cómo reducir plantones y cancelaciones en citas de tatuaje
Cuando un cliente te deja plantado, casi siempre es por una de estas razones: se le olvidó, la fecha se cerró por mensaje hace semanas y nadie la volvió a confirmar, o quedarse en casa no le costaba nada. Todas tienen arreglo, y basta con dejarlo preparado una vez. Aquí verás cómo usar la señal, las reglas por escrito y los recordatorios, y qué hacer cuando alguien falta igualmente.
Pide la señal al cerrar la fecha
Una señal pagada es la prueba más clara de que el cliente va en serio. Pídela en el momento de acordar la fecha, no una semana después, y no guardes la hora hasta que esté pagada. La cantidad tiene que doler si la pierde: un porcentaje del precio en piezas grandes y un importe fijo en las pequeñas. Descuéntala del precio final y el cliente la verá como parte de la reserva, no como una multa.
Las reglas, por escrito y antes del pago
Decide tus reglas una vez y enséñalas en la misma pantalla en la que el cliente paga. Una regla que solo existe en tu cabeza convierte cada cancelación en un regateo.
- Con cuántas horas de antelación se puede cancelar o cambiar la fecha sin perder la señal.
- Si cancela más tarde, qué parte de la señal se devuelve, si es que se devuelve algo.
- Si no se presenta, lo normal es no devolver nada.
- Cuántas veces se puede mover una cita y si un cambio fuera de plazo pide una señal nueva.
- Si cancelas tú, la señal se devuelve entera. Siempre.
Manda un recordatorio el día antes
Que sea corto: día, hora, dirección y cómo localizarte, más algo práctico, como venir bien comido. Después de semanas sin hablar, el mensaje está para que la cita vuelva a sentirse real, así que ahórrate las advertencias.
Un recordatorio para copiar
Mándalo el día antes por correo, SMS o mensaje directo. Cambia lo que va entre corchetes.
Hola, [nombre]. Nos vemos mañana, [día], a las [hora] en [nombre del estudio], [dirección]. Come bien antes de venir y trae [documento de identidad / la referencia / lo que haga falta]. Si te ha surgido algo, escríbeme hoy a [teléfono o Instagram] y buscamos otra fecha. [Tu nombre]
Que cambiar de fecha sea más fácil que desaparecer
El cliente que se siente acorralado deja de contestar. Explícale en la confirmación cómo pedir otra fecha y responde rápido. Una cita que se mueve mantiene la señal en tu caja y te deja días para llenar el hueco. Una que se esfuma te cuesta la jornada entera.
Si aun así no aparece
Espera quince minutos y manda un solo mensaje. Quédate la señal según tus reglas y apúntalo. Antes de volver a dar cita a ese cliente, pídele una señal más alta o el precio completo por adelantado. Para no dejar la camilla vacía, ten a mano una lista corta de clientes que pidieron adelantar su cita, o publica el hueco como flash en tus historias.
Cómo lo resuelve OpenInk Studio
El enlace de reserva lleva la señal y tus reglas, y el cliente las acepta antes de pagar con tarjeta en tu propia cuenta de Stripe. Cuando la señal está pagada sale una confirmación, y el día antes, un correo de recordatorio, también en las citas que añades a mano si tienes el correo del cliente. Si usas consentimientos, se envían 48 horas antes. Cuando el cliente necesita un cambio, te escribe desde la página de su consulta y eres tú quien mueve o cancela la cita.
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