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No-show en tatouage : éviter lapins et annulations tardives
Quand un client ne vient pas, c’est presque toujours pour l’une de ces raisons : il a oublié, la date a été calée en DM il y a des semaines sans jamais être confirmée, ou rester chez lui ne lui coûtait rien. Pour chacune, il existe une parade que vous mettez en place une fois, et vous n’y pensez plus. Ce guide parle d’acompte, de règles écrites, de rappels, et de ce qu’il faut faire quand on vous pose quand même un lapin.
Demandez l’acompte au moment de fixer la date
Un acompte payé, c’est le signe le plus clair qu’un client est sérieux. Demandez-le au moment où vous convenez de la date, pas une semaine après, et ne bloquez le créneau qu’une fois qu’il est réglé. Le montant doit faire mal à perdre : une part du prix pour les grosses pièces, une somme fixe pour les petites. Déduisez-le du prix final ; il fait alors partie de la réservation au lieu de ressembler à une pénalité.
Des règles écrites avant le paiement
Fixez vos règles une fois pour toutes et affichez-les sur l’écran où le client paie. Une règle qui n’existe que dans votre tête transforme chaque annulation en négociation.
- Préavis : jusqu’à combien d’heures avant la séance le client peut annuler ou déplacer sans perdre l’acompte.
- Annulation tardive : une partie de l’acompte remboursée, ou rien.
- Absence : en général, rien n’est remboursé.
- Report : combien de fois une date peut bouger, et si un report tardif demande un nouvel acompte.
- Si c’est vous qui annulez : l’acompte remboursé en entier, toujours.
Envoyez un rappel la veille
Faites court : date, heure, adresse et comment vous joindre, plus un détail pratique, comme bien manger avant de venir. Après des semaines de silence, ce message sert à rendre le rendez-vous concret à nouveau. Laissez de côté les mises en garde.
Un message de rappel à copier
À envoyer la veille par e-mail, SMS ou DM. Remplacez les passages entre crochets.
Bonjour [prénom], je vous attends demain, [jour], à [heure] chez [nom du studio], [adresse]. Pensez à bien manger avant de venir et à apporter [pièce d’identité / votre référence / autre]. Si vous avez un empêchement, écrivez-moi aujourd’hui au [téléphone ou Instagram] et on trouvera une autre date. [Votre prénom]
Rendez le report plus simple que la disparition
Un client qui se sent coincé finit par ne plus répondre. Dites-lui dès la confirmation comment demander une autre date, puis répondez vite. Avec un rendez-vous déplacé, l’acompte reste chez vous et vous avez quelques jours pour remplir le créneau. Un client qui disparaît vous coûte la journée entière.
Quand quelqu’un ne vient toujours pas
Attendez un quart d’heure, puis envoyez un seul message. Gardez l’acompte comme le prévoient vos règles et notez l’absence quelque part. Avant de reprendre ce client, demandez un acompte plus élevé ou le prix complet d’avance. Pour la place vide, gardez une petite liste de clients qui voulaient passer plus tôt, ou proposez le créneau en flash dans vos stories.
Comment OpenInk Studio s’en charge
Le lien de réservation contient l’acompte et vos règles ; le client les accepte avant de payer par carte, sur votre propre compte Stripe. Une confirmation part dès que l’acompte est payé, puis un e-mail de rappel la veille, y compris pour les rendez-vous ajoutés à la main si vous avez l’e-mail du client. Le formulaire de consentement, si vous l’utilisez, part 48 heures avant. Un client qui a besoin d’un changement vous écrit depuis la page de sa demande, et c’est vous qui déplacez ou annulez le rendez-vous.
Ressources utiles
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